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Como ganhar tempo usando a tecnologia

O tempo é certamente o bem mais precioso nos dias atuais. Não por acaso as rotinas são tão corridas e aceleradas no mundo contemporâneo. Pensando nessa modelo de vida, é essencial fazer uma boa gestão de tempo.

A tecnologia tem influência direta nesse processo. Muito da aceleração que vemos atualmente é proveniente dela, até pensando na agilidade que permitiu para a informação e outros aspectos sociais. Ao mesmo tempo, ela pode ser uma grande parceira na hora de tornar você mais produtivo.

Confira a seguir como ganhar tempo usando a tecnologia.

1.Acelere as suas reuniões

No mundo empresarial é difícil fugir totalmente das reuniões. Isso vale em dobro para empresas maiores já que apresentam departamentos e setores diferentes. A reunião acaba sendo necessária para alinhamento de expectativas e de compreensão dos estágios processuais.

A tecnologia pode ajudar nesse sentido com o ganho de tempo. As reuniões podem manter as mesmas pautas que existem inicialmente, mas sem a necessidade de um deslocamento físico.

Uma ferramenta muito útil para as reuniões está no Skype. Com ele você pode fazer as conferências de qualquer lugar, sem precisar se deslocar para uma sala de reunião. Aliás, você nem precisará estar no mesmo ambiente dos seus colaboradores.

Esse é um ganho de tempo importante na medida em que você precisa manter a organização sob seu comando, mas precisa ganhar tempo usando a tecnologia. Assim você pode aproveitar esse período para acelerar outras atividades.

2.Organização de arquivos

Todo mundo trabalha com documentos. Eles podem ser pessoas, profissionais, sobre pertencentes, mas precisam ser armazenados. O dia-a-dia também produz outros tantos documentos de menor importância, mas que também exigem gerenciamento.

Dentro da sua empresa isso é ainda mais comum. E é extremamente trabalhoso trabalhar com esses documentos em vias físicas, afinal atrapalha todo o processo diário e o tempo vai para o espaço.

A tecnologia pode mais uma vez ajudar no ganho de tempo. O uso de redes, por exemplo, permite que todos os documentos fiquem digitalizados e rapidamente compartilhados.Ganha-se tempo e, claro, produtividade.

3.Use uma agenda virtual para seus compromissos e anotações

Agendas virtuais são excelentes alternativas para ajudar na organização da rotina profissional. Muitas vezes acabamos anotando compromissos e atividades em um caderno ou um post it, mas isso acaba fazendo com que nos percamos na hora de localizar corretamente essas informações.

O ideal é aproveitar a tecnologia para ganhar tempo e usar uma agenda online. O próprio Outlook (caso use dessa ferramenta) disponibiliza uma agenda integrada. Nela você pode anotar seus compromissos e ele mesmo irá informar quando se aproximarem.

4.Instale um aplicativo para controlar as redes sociais

A mesma tecnologia que pode ajudar bastante para ganhar tempo é a mesma que prega peças na sua produtividade. O maior exemplo disso está nas redes sociais.

Elas são muito divertidas e permitem grandes possibilidades de divertimento. Entretanto, não são raras as pessoas que não conseguem organização pessoal e acabam ficando mais tempo do que deveriam conferindo notificações e respondendo comentários.

Nada contra fazer isso – a menos que seu objetivo seja economizar tempo. Pode parecer besteira, mas estudos já apontam para mais de uma hora diária gasta apenas conferindo as redes sociais. Você já imaginou quanta coisa poderia fazer nesse mesmo tempo?

Para evitar isso você pode mais uma vez usar a tecnologia para ganhar tempo. Já existem aplicativos que monitoram o uso das redes sociais, permitindo que você identifique os excessos e melhore a sua produtividade.

5.Use um software de gestão integrada

Sua empresa tem diversas áreas e setores, não tem? Isso é normal, afinal ninguém dá conta de controlar e administrar tudo que acontece em uma organização. Além de inviável, trata-se de algo que reduz a qualidade das entregas pensando no longo prazo.

Um sistema de gestão varejo ou sistema de gestão para pequenas empresas pode ajudar bastante a contornar essa situação. Com ele a sua empresa fica praticamente na palma de sua mão, com atualizações praticamente em tempo real e permitindo que você ganhe tempo na sua tomada de decisão.

Esse tipo de programa permite que você ganhe tempo desde o cadastro e controle da sua empresa até emissão denotas fiscais eletrônica, ou seja, está preparado para otimizar todos os processos do seu negócio.

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